Kasa fiskalna od podstaw. Drukarka fiskalna czy jednak kasa?

Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna?

Wybór między kasą fiskalną a drukarką fiskalną zależy od specyfiki działalności Twojej firmy. Oto porównanie, które pomoże podjąć decyzję:

→ Kasa fiskalna samodzielne urządzenie rejestrujące sprzedaż,
które nie wymaga podłączenia do komputera ani dodatkowego oprogramowania. Kasa fiskalna posiada wbudowaną klawiaturę, wyświetlacz i pamięć fiskalną.

Kiedy wybrać?
Jeśli prowadzisz mały punkt sprzedaży detalicznej (np. sklep, warsztat, salon fryzjerski).
Działalność nie wymaga skomplikowanego zarządzania asortymentem ani integracji z programami magazynowymi.
Kasy są często bardziej kompaktowe i mogą być stosowane w działalności mobilnej, np. u taksówkarzy.

Zalety:
Łatwa obsługa.
Niższy koszt zakupu w porównaniu z drukarką fiskalną. Niezależność od innych urządzeń (komputer, oprogramowanie).

Wady:
Ograniczone funkcje raportowania i zarządzania asortymentem. Mniej zaawansowane możliwości personalizacji i analizy danych.

→ Drukarka fiskalna urządzenie współpracujące z komputerem i oprogramowaniem sprzedażowym. Sama drukarka fiskalna nie działa bez dedykowanego systemu POS.

Kiedy wybrać?
Jeśli zarządzasz dużym asortymentem lub masz kilka punktów sprzedaży, np. w gastronomii, aptekach, supermarketach.
Potrzebujesz kompleksowego zarządzania sprzedażą, magazynem czy analiz danych.
Konieczność integracji z terminalami płatniczymi, skanerami kodów, systemami lojalnościowymi czy internetowym sklepem.

Zalety:
Zaawansowane możliwości raportowania i analizy sprzedaży.
Współpraca z systemami ERP lub POS, co pozwala na automatyzację procesów.
Elastyczność w zarządzaniu dużym asortymentem.

Wady:
Wyższy koszt zakupu (drukarka + oprogramowanie + komputer).
Konieczność posiadania odpowiedniego oprogramowania i umiejętności jego obsługi.

Wybierz kasę fiskalną, jeżeli
Prowadzisz niewielką działalność, np. mały sklep czy punkt usługowy.
Nie potrzebujesz integracji z innymi systemami.
Ważna jest dla Ciebie prostota i mobilność.

Wybierz drukarkę fiskalną, jeśli:
Zarządzasz dużym asortymentem lub wieloma punktami sprzedaży.
Potrzebujesz zaawansowanego systemu do zarządzania sprzedażą, magazynem i analizą danych.
Planujesz automatyzację procesów sprzedażowych i integrację z innymi systemami

Czym jest kasa fiskalna?

Kasa fiskalna to urządzenie elektroniczne, które umożliwia rejestrowanie sprzedaży towarów i usług oraz generowanie paragonów fiskalnych dla klientów.

Jej głównym celem jest zapewnienie zgodności z przepisami podatkowymi poprzez dokładne dokumentowanie obrotów przedsiębiorcy i naliczanych podatków, takich jak VAT.

Urządzenie to jest obowiązkowe w wielu rodzajach działalności gospodarczej, zwłaszcza tych, które obsługują klientów indywidualnych, na przykład w sklepach, restauracjach, salonach fryzjerskich czy warsztatach samochodowych.

Kasa fiskalna przechowuje dane o każdej transakcji w swojej pamięci, a te informacje mogą być później sprawdzane przez urzędy skarbowe.

Nowoczesne kasy fiskalne często posiadają dodatkowe funkcje, takie jak integracja z terminalami płatniczymi, możliwość podłączenia do systemów magazynowych, a nawet raportowanie online do systemów fiskalnych (tzw. kasy online).
Dzięki temu przedsiębiorca ma pełną kontrolę nad swoimi transakcjami, a klienci otrzymują przejrzyste i zgodne z prawem potwierdzenie zakupu.

Obsługa kasy fiskalnej polega na wprowadzeniu do niej danych o sprzedawanych towarach i usługach, co pozwala na łatwe naliczanie cen, podatków oraz wystawianie paragonów.


Czym jest drukarka fiskalna?

W wielu krajach przedsiębiorca ma obowiązek regularnie archiwizować dane z kasy/drukarki i przechowywać je przez określony czas na wypadek kontroli.
W Polsce przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania danych z kasy fiskalnej przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za dany rok.



Dla kogo urządzenie fiskalne?

Jak ustalić, czy potrzebujesz kasy lub drukarki fiskalnej przy zakładaniu działalności gospodarczej?

Rodzaj działalności: Jeśli sprzedajesz paliwa, alkohol, świadczysz usługi gastronomiczne, fryzjerskie, warsztatowe, medyczne lub prawnicze, kasa fiskalna jest wymagana od pierwszego dnia.
Planowany przychód: Jeśli Twoje roczne obroty na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie przekroczą 20 000 zł, możesz być zwolniony z obowiązku. Jeśli przekroczysz limit, kasę/drukarkę musisz wprowadzić w ciągu 2 miesięcy.
Rodzaj sprzedaży: Kasa fiskalna jest wymagana przy sprzedaży konsumentom (B2C). Jeśli sprzedajesz wyłącznie firmom (B2B), kasa nie jest konieczna.
Inne zwolnienia: Możesz uniknąć kasy, jeśli transakcje są bezgotówkowe i możliwe do zweryfikowania (np. w sklepie internetowym) lub dotyczą usług/produktów zwolnionych z VAT.
Kasy online: Niektóre branże (np. gastronomia, warsztaty, usługi medyczne) muszą używać kas online przesyłających dane do CRK.

Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z księgowym lub urzędem skarbowym, aby upewnić się, czy musisz korzystać z kasy fiskalnej.


Kto musi używać kasy lub drukarki fiskalnej?

Przedsiębiorcy sprzedający towary lub usługi na rzecz konsumentów:
Sklepy detaliczne, supermarkety.
Gastronomia (restauracje, bary, kawiarnie).
Usługi transportowe (np. taksówki).
Usługi kosmetyczne, fryzjerskie i SPA.
Warsztaty samochodowe, wulkanizacja.
Usługi medyczne świadczone przez lekarzy i dentystów.

   Firmy osiągające określone przychody:
Jeśli roczne obroty na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych przekraczają określony próg (obecnie 20 000 zł w Polsce).


  Przykładowo:
 Przedsiębiorca rozpoczął działalność pierwszego grudnia  01.12.2023 do końca roku pozostało 31 dni, działalność została rozpoczęta w trakcie roku, dlatego przedsiębiorca będzie zobowiązany do zainstalowania kasy po przekroczeniu limitu, który należy ustalić proporcjonalnie:
20 000 zł x (31 dni pozostałych do końca roku / 365 dni roku) = 1698,63 zł

Oznacza to, że przedsiębiorca będzie musiał zainstalować kasę fiskalną w 2023 roku przy
obrocie przekraczającym kwotę 1698,63 zł.

Podmioty zobowiązane do używania kas fiskalnych bez względu na obrót:
Niektóre branże są zobowiązane do posiadania kasy fiskalnej niezależnie od wysokości przychodów, np.:
Sprzedaż paliw.
Sprzedaż części samochodowych i motocyklowych.
Świadczenie usług hotelarskich.
Usługi prawnicze.
Sprzedaż wyrobów tytoniowych i alkoholu.


Zasady otrzymania ulgi na zakup urządzenia fiskalnego

Jest to zwrot części kosztów poniesionych przez przedsiębiorcę na zakup i instalację urządzenia fiskalnego, w tym kas i drukarek fiskalnych. Ulga ta jest oferowana przez państwo w celu wspierania przedsiębiorców w dostosowaniu się do wymogów podatkowych.

Zasady ulgi na zakup kasy fiskalnej w Polsce:

Ulga dotyczy zakupu kasy fiskalnej lub drukarki fiskalnej, którą przedsiębiorca jest zobowiązany zainstalować w swojej firmie. Jest to szczególnie istotne dla osób, które po raz pierwszy muszą wprowadzić takie urządzenie (np. rozpoczynając działalność gospodarczą lub przekraczając limity obrotów).

Przedsiębiorca może odzyskać do 700 zł z tytułu zakupu kasy fiskalnej, niezależnie od tego, czy kupuje kasę fiskalną online, czy tradycyjną. Zwrot dotyczy kosztu samego urządzenia oraz kosztów instalacji i serwisowania (jeśli są związane z pierwszym zakupem kasy).

Po zakupie kasy fiskalnej przedsiębiorca składa wniosek o zwrot ulgi w odpowiednim urzędzie skarbowym.
Do wniosku należy dołączyć fakturę zakupu kasy fiskalnej oraz potwierdzenie wykonania fiskalizacji urządzenia.

Ulga jest udzielana w ramach rozliczeń podatkowych (np. w ramach podatku dochodowego lub VAT).

Wybór urządzenia fiskalnego, programowanie, fiskalizację i inne działania umożlwiające zgodne z prawem posługiwanie się urządzeniami fiskalnymi najlepiej pozostawić fachowcom w tej dziedzinie.

Posiadamy specjalistów, którzy wszystkie wymienione czynności wykonują w siedzibie naszej firmy - PPHU Profesja S.C., ul. Jaworzyńska 76, 59-220 Legnica, a dzięki współpracy z przewoźnikami jesteśmy w stanie zrealizować zlecenia na terenie całego kraju.

Dzięki współpracy z naszymi fachowcami gwarantujemy wsparcie serwisowe (nawet zdalnie) oraz dbałość w wykonaniu przeglądu serwisowego przed przypadającym terminem (nieterminowe wykonanie usługi przeglądu serwisowego wiąże się z karą 300 zł brutto!)

Pomożemy także złożyć wniosek o uzyskanie ULGI NA ZAKUP URZĄDZENIA FISKALNEGO

W skrócie (podstawowe pojęcia)